Frage an Charlie: Was genau ist eine Verfahrensdokumentation und weshalb muss ich diese erstellen?
Antwort von Charlie: Die Verfahrensdokumentation stellt eine Übersicht über deine Abläufe und Prozesse im Unternehmen dar. Sie soll einem Prüfer vom Finanzamt einen Überblick über das Unternehmen und eure Arbeitsweisen geben bzw. auch mit welchen Programmen ihr arbeitet und wie eure Abläufe sind.
Ihr könnt also bei einer Betriebsprüfung danach gefragt werden. Wenn ihr dann nicht gut vorbereitet seid, liegt ein Mangel vor der gegebenenfalls auch zu einer Hinzuschätzung führen kann.
Frage an Charlie: Das heißt wir erstellen die Verfahrensdokumentation dann nur für das Finanzamt?
Antwort von Charlie: Davon gehen viele Steuerpflichtige aus. Allerdings gibt es viele Vorteile die nicht direkt gesehen werden. Hier einige Beispiele:
- Im Rahmen der Erstellung können unwirtschaftliche Prozesse aufgedeckt und verbessert werden. Dadurch könnt ihr Zeit und Kosten einsparen.
- Durch eine strukturierte Ablaufbeschreibung fällt es neuen Mitarbeitern leichter sich einzuarbeiten und auch im Falle einer Vertretung der Mitarbeiter untereinander z.B. im Krankheitsfall kann dies eine erhebliche Zeitersparnis bedeuten.
- Bei Banken kann man mit einer gut strukturierten Verfahrensdokumentation ebenfalls punkten z.B. bei einer Anfrage zur Kreditvergabe.
- Wenn ihr plant das Unternehmen zu verkaufen können dem Käufer die Vorgänge klar ersichtlich gemacht werden.
HR Steuerberatung bietet in diesem Zusammenhang unterschiedliche Umsetzungsalternativen an. Da ist bestimmt auch was für euch dabei. Einfach mal anfragen.
Euer Charlie
Februar 2023
